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Agenda una demo
Gestión de la clínica

Cómo elegir un software dental: 8 preguntas antes de firmar

AIRI, el agente que coordina, sobre tarjetas de agenda, caja y fichas de pacientes
En este artículo
  1. Las 8 preguntas
  2. ¿Cómo probarlo antes de firmar?
  3. Un ejemplo
  4. ¿Dónde entra AIRI?
  5. Preguntas frecuentes

Para elegir un software dental, busca uno que lleve la agenda, la historia clínica, la caja y los cobros en un solo lugar, que funcione por sede y por doctor, que cuide los datos de tus pacientes y que te deje sacar tu información cuando quieras. Antes de firmar, pruébalo con tres casos reales de tu clínica.

Cambiar de sistema cuesta tiempo y paciencia del equipo. Por eso conviene hacer las preguntas correctas antes, y no descubrir lo que falta tres meses después. Estas son las ocho que haríamos nosotros.

Las 8 preguntas

1. ¿Lleva la agenda por doctor y por sede?

La agenda es lo que más se usa. Revisa que muestre los horarios de cada doctor en cada sede, que permita mover citas sin llamar a nadie y que tenga lista de espera. Si tienes o piensas tener varias sedes, pide ver dos sedes al mismo tiempo.

2. ¿Guarda la historia clínica como debe ser?

En Perú, la historia clínica tiene sus propias reglas: la Norma Técnica de Salud 139 del MINSA regula su gestión, y la Ley 30024 creó el Registro Nacional de Historias Clínicas Electrónicas. Pregunta cómo guarda el software la ficha, el odontograma y el plan de tratamiento, quién puede verlos y cómo se respaldan. Si tienes dudas sobre lo que te exige la norma, consúltalo con tu asesor.

3. ¿Cobra, controla las cuotas y factura?

En odontología se cobra mucho en cuotas: ortodoncia, implantes, rehabilitaciones. El software debería mostrar qué cuotas vencen esta semana y quién pagó. Para la facturación, la SUNAT viene ampliando la emisión electrónica y aprobó que los contribuyentes nuevos sean emisores electrónicos desde que se inscriben en el RUC. Pregunta si el software emite tus boletas y facturas o si se conecta con tu facturador, y confírmalo con tu contador.

4. ¿Cuida los datos de tus pacientes?

Los datos de salud son sensibles según la Ley 29733 de Protección de Datos Personales y su reglamento. En la práctica, pide tres cosas: permisos por persona (recepción no necesita ver lo mismo que el doctor), registro de quién hizo cada cambio y una forma de guardar el consentimiento del paciente. Pregunta también dónde se guardan los datos y cómo se respaldan.

5. ¿Recuerda las citas por WhatsApp de forma oficial?

Tus pacientes están en WhatsApp. Pregunta si el software usa la plataforma oficial de WhatsApp Business: cuando la clínica escribe primero, Meta exige plantillas aprobadas, y un sistema serio ya trabaja así. Pide ver cómo vuelve la respuesta del paciente a la agenda. Si quieres ideas de mensajes, mira 10 mensajes para confirmar citas.

6. ¿Te deja sacar tus datos?

Tus pacientes y tu historial son tuyos. Pide que te muestren cómo exportar la agenda, los pacientes y los cobros. Y al revés: pregunta cómo pasan tus datos actuales, desde Excel o desde tu sistema de hoy, y quién hace ese trabajo.

7. Si usa IA, ¿qué hace y quién decide?

Muchos sistemas ya dicen tener inteligencia artificial. Pregunta qué hace exactamente, si te muestra por qué propone algo y si una persona de tu equipo aprueba antes de que algo le llegue al paciente. Una IA que envía mensajes o mueve citas sola, sin que puedas ver por qué, es un riesgo para tu clínica.

8. ¿Cuánto cuesta en total?

El precio de la licencia es solo una parte. Pregunta si se cobra por sede, por usuario o por paciente, si la implementación y el traslado de datos se cobran aparte y si los mensajes de WhatsApp tienen un costo adicional. Pide el total del primer año por escrito.

¿Cómo probarlo antes de firmar?

Pide una demo con tus casos, no con los del vendedor. Tres pruebas que dicen mucho:

  1. Un paciente cancela su cita de mañana. ¿Cuánto tarda recepción en ofrecer ese horario a la lista de espera?
  2. Una cuota de ortodoncia vence el viernes. ¿Dónde aparece y cómo se le recuerda al paciente?
  3. Un paciente nuevo escribe por WhatsApp. ¿Cómo llega a la agenda y quién confirma la cita?
Pregunta Qué pedir que te muestren
Agenda Dos sedes y dos doctores a la vez, con lista de espera
Historia clínica Ficha, odontograma, plan de tratamiento y permisos
Cobros Cuotas por vencer y cómo se registra un pago
Datos Permisos por persona y registro de cambios
WhatsApp Un recordatorio enviado y la respuesta en la agenda
Tus datos Cómo se exportan y cómo se pasan los actuales
IA Por qué propone algo y quién lo aprueba
Costo El total del primer año, por escrito

Un ejemplo

Una clínica con dos sedes y cinco doctores (supuesto) compara dos sistemas. El primero tiene una buena agenda, pero cobra los mensajes aparte y no deja exportar los pacientes. El segundo cuesta un poco más, pero lleva agenda, cobros e historia en un mismo lugar y exporta todo. Al sumar el costo del primer año y el tiempo que recepción pierde copiando datos entre sistemas, el segundo sale más barato.

¿Dónde entra AIRI?

AIRI es el software para clínicas dentales que lleva agenda, pacientes, caja e inventario, en una o varias sedes, con agentes de IA que preparan el trabajo y personas que deciden. Si quieres verlo con estas ocho preguntas, conoce cómo funciona o agenda una demo por WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Me conviene un software o puedo seguir con Excel?

Con una sola sede y pocos pacientes, Excel puede alcanzar. Cuando hay varias sedes, cuotas y recordatorios, copiar datos a mano se vuelve el trabajo principal de recepción, y ahí un software ahorra tiempo y errores.

¿Qué pido en la demo?

Que la hagan con tres casos de tu clínica: una cancelación, una cuota por vencer y un paciente nuevo por WhatsApp. Así ves cómo trabaja tu equipo con el sistema, y no solo la presentación.

¿Quién debe participar en la decisión?

Dirección, alguien de recepción y un doctor. Recepción es quien más usa la agenda, y si a ella no le sirve, el cambio no funciona.

Fuentes

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